לפני כשנה וחצי החלה להתגבש אצל סגן מנהל מערך השרות קוקה קולה ההבנה שקיימת אינפורמציה רבה ש"מתגלגלת" בארגון, ברובה בקרב העובדים, שלא מוצאת כתובת ושאינה מתארגנת ליצירת ערך מוסף לקידום מטרות הארגון.
סגן המנהל החליט ביוזמתו על הקמת פורום של עובדים, שיורכב מנציגי כל היחידות, שמטרתו ריכוז הרעיונות לייעול ולשיפור שעולים מה"שטח" והפיכתם לתוצר פרקטי שיקדם את תהליכי העבודה (פנים ארגוני) ואת התפוקות מול הלקוח.

הקמתו של הפורום התרחשה בתוך הקונטקסט של מצב המשק בשנה האחרונה המאופיין, בין השאר, באי וודאות, מיתון במכירות, אי מילוי תקנים בארגון (פחות אנשים נושאים באותו נטל) מתח וחשש. לאור מציאות זו התחזק הצורך , בחיזוק המקצועיות של טכנאי השירות והמעבדה, בטיוב תנאי העבודה ובהעלאת המורל ומצב הרוח של העובדים.

חזונו של סגן המנהל "עובדים שותפים ומעורבים, בחזית העשייה" הפך למציאות לפני 8 חודשים עם הקמת פורום חץ. הפורום מוצב על ידי המנהל כ'סיירת' של הארגון. במאמר זה, יפורטו הצעדים הפרקטיים למימוש החזון, תוצרי הפורום עד כה והתהליך שליווה את עבודת הפורום ושהביא לבסוף להישגים.

צעד 1
הכנה עצמית של המנהל - מנהל מגבש לעצמו את התפיסה והפרקטיקה של הפורום (בסיוע יועצת):
רציונל להקמת הפורום
מטרות הפורום
מחויבות של משתתפי הפורום: מנהל (לדוגמא: החל מנתינת גיבוי ארגוני לפורום וכלה בנתינת עידוד לרעיונות ודעות שעולים מצד העובדים) , עובדים (לדוגמא: מחויבות להגעה סדירה למפגשים ול"הגדלת ראש"), מנהלת משאבי אנוש ויועצת.
מסגרת העבודה של הפורום: מקום מפגש, תדירות המפגשים, לו"ז, נוכחות המשתתפים, תגמולים, תיעוד ועוד.
שיטת העבודה בפורום (עבודה אישית/עבודה בצוותים/שילוב של השניים).
מבנה רצוי למפגש הפורום.
צעד 2
הכנה של העובדים:
שליחת מכתב לכל העובדים המציג את פורום חץ ומטרותיו וממצב אותו כ'סיירת התנדבותית'. .
בחירת ה'חיילים המובחרים לסיירת'.
שליחת הזמנה למפגש הראשון לעובדים ולמנהלים שלהם.
צעד 3
המפגש הראשון שמטרתו: ברמה הקוגנטיבית – הצגת מטרת הפורום ומסגרת העבודה בו. כמו כן יצירת "חוזה" בין המנהל למשתתפים ובין המשתתפים בינם לבין עצמם. ברמה הרגשית – רתימת המשתתפים לתהליך ויצירת מוטיבציה.
צעד 4
תיחזוק שוטף של עבודת הפורום המחייב:
הקפדה על קיום הפגישות כסדרן תוך מינימום שינויים והזזות.
עידוד מצד המנהל לתפוקות מהר ככל הניתן (ולו הפשוטות ביותר) על מנת ליצור הצלחות ובכך לחזק את תחושת המסוגלות של המשתתפים.
חניכה, ליווי ועידוד של המנהל בין המפגשים תוך "שמירה על הגחלת".
צעד 5
מפגש אמצע שבוחן את האופן שבה הפורום עומד במטרות שהציב לעצמו במפגש הראשון וזאת על מנת לשפר את עבודת הפורום.
צעד 6
כעבור שנה לפעילות הפורום:
סיכום התהליך האישי שכל עובד עשה וסיכום התהליך הקבוצתי של הפורום.
הפקת לקחים קונקרטית: מה השגנו ומה לא ולמה?
מתן פידבק חיובי על השקעה ומאמץ. .
חשיבה על איך ממשיכים הלאה

1. החלפת חומר הסניטציה הלא ידידותי למשתמש המשמש את הטכנאים בניקוי הקולחנים בחומרים אלטרנטיביים ידידותיים למשתמש.
2. ייצור עצמי של שרפרפים המותאמים לעבודתו של טכנאי המעבדה והפצתו למעוניינים.
3. ארגון יום ספורט לעובדים ללא תקציב של משאבי אנוש.
4. בחינת שביעות הרצון הלקוחות מהמקררים והעברת האינפורמציה הזו למנהל המעבדה (חיבור בין קו ייצור ללקוח סופי).
5. קביעת שיטת שכר חדשה לעובדי המחסן על פי ביצועים.

1. חיזוק הקשר הבלתי אמצעי שבין המנהל לעובדים.
2. חיזוק תחושת השותפות שבין העובדים להנהלה תוך הפחתה בתחושות הניכור והחשדנות שאפיינו את תחילת התהליך.
3. לקיחת אחריות מצד העובדים לעיצוב עתידם, תוך חיזוק התחושה ש"זה בידיים שלנו".
4. מימוש טוב יותר של פוטנציאל של עובדים מן השורה.